La collaboration numérique peut aider à améliorer les flux de travail organisationnels pour que le travail soit fait plus rapidement !
La technologie a réorganisé la façon dont les équipes travaillent et dont les affaires sont gérées à l’échelle mondiale. Nos smartphones, tablettes, ordinateurs portables et la technologie du cloud ont donné naissance au travail à distance, diversifiant ainsi le vivier de talents et permettant aux équipes de travailler plus efficacement.
À titre d’exemple, à lire aussi, découvrez netocentre, un Espace Numérique de Travail de l’Académie Orléans-Tours qui vise également à augmenter le taux de réussite de chaque établissement.
Que peut apporter la collaboration numérique ?
1. Améliore l’interaction de l’équipe
La collaboration numérique joue un rôle énorme dans l’amélioration de l’interaction de l’équipe, en particulier entre les membres de l’équipe géographiquement dispersés.
Des outils comme le courrier électronique, Skype, Slack et d’autres ont rendu vraiment facile pour les équipes et les individus de communiquer entre eux à tout moment, par texte, audio ou même vidéo.
Il existe des outils logiciels qui peuvent être utilisés pour mener des discussions, accompagnées de partage d’écran et de chat vidéo. Ainsi, peu importe où les membres de votre équipe se trouvent dans le monde, un flux de travail continu et fluide est maintenu par la collaboration numérique et aide les membres de l’équipe à avoir de réelles interactions significatives.
2. Permet un accès rapide aux informations
Savez-vous combien de temps, nous passons à chercher des informations au travail ? Comme tous vos fichiers et documents de travail importants sont éparpillés sur Google Drive, OneDrive, Dropbox, les pièces jointes de vos courriels, les dossiers de votre PC et les clés USB, comment pouvez-vous compter sur vous-même pour trouver l’information exacte dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin !
Près de 20 % d’une semaine de travail – l’équivalent d’une journée par semaine de travail – sont gaspillés par les employés qui recherchent des informations pour faire leur travail efficacement.
La collaboration numérique sur le lieu de travail permet donc d’améliorer le flux de travail en veillant à ce que les employés aient accès aux bons fichiers et contenus au bon moment. Un lieu de travail numérique fournit un emplacement central pour tous les fichiers, documents, liens web et autres médias riches.
Il est ainsi extrêmement facile pour les membres de l’équipe, quel que soit leur emplacement, d’accéder rapidement aux informations depuis n’importe quel appareil. Les employés n’ont plus besoin de se connecter à leurs différents systèmes de stockage en nuage, d’enregistrer des fichiers sur leurs disques durs ou sur ces oubliables clés USB. Il suffit de vous connecter à votre lieu de travail numérique et vous êtes bon à savoir !
3. Améliore l’exécution des activités
Les outils de collaboration numérique offrent aux employés la possibilité et la flexibilité de travailler et de s’attaquer aux problèmes, où et quand ils le souhaitent. En particulier, avec l’approche mobile-first de la communication et de la collaboration, les employés peuvent être dans la boucle à tout moment.
Puisque les plateformes de collaboration ont tendance à fournir une solution unique pour que les coéquipiers puissent discuter, travailler et partager des fichiers et des données, les décisions sont prises beaucoup plus rapidement, et le travail est effectué plus vite.
Lorsque les employés sont toujours au courant de ce qui se passe dans l’entreprise et disposent des outils en place pour entrer en contact avec l’équipe à tout moment, ils disposent d’un espace bien nécessaire pour faire du remue-méninges et réfléchir à de meilleures façons de faire avancer l’entreprise.
4. Partage des connaissances
Les connaissances sont le principal atout de votre entreprise, car elles vous donnent le genre d’avantage sur vos concurrents qu’aucun logiciel ou argent ne peut fournir.
Alors que les baby-boomers continuent de prendre leur retraite, ils emportent avec eux leur richesse de connaissances et d’expériences. Selon des données, les entreprises les plus prospères perdent environ 31,5 milliards d’euros par an en ne partageant pas leurs connaissances.
Ce manque de connaissances crée une lacune dans l’organisation qui est souvent coûteuse à combler par une formation coûteuse et intensive. Le partage des connaissances est extrêmement utile pour enseigner aux nouvelles recrues ce qu’il faut faire et ne pas faire dans l’organisation et jette rapidement les bases d’une main-d’œuvre beaucoup plus efficace.
Les outils numériques pour le lieu de travail, comme les systèmes de gestion des connaissances, permettent aux organisations de documenter le savoir-faire et l’expérience des cadres supérieurs afin que les connaissances de l’organisation ne partent pas lorsque l’employé quitte son poste.
Avec un système de gestion des connaissances en place, vos employés actuels ou futurs peuvent facilement accéder à ces informations et continuer à faire leur travail en toute simplicité.
5. Permet la circulation des informations
La plupart des organisations agissent comme une seule unité pour le monde extérieur, mais sont décomposées en silos spécialisés de l’intérieur. Cela empêche l’information et les connaissances de circuler d’un département ou d’un employé à l’autre, ce qui conduit souvent à des résultats inefficaces et parfois désastreux.
La collaboration numérique ouvre un nombre incroyable de possibilités pour rester en contact avec vos pairs à tout moment et améliorer le flux de travail.
Des outils de communication plus rapides, spécifiquement la messagerie instantanée et les outils de collaboration en temps réel, ont augmenté la transparence parmi les employés et les aident à développer de meilleures relations interdépartementales.
6. Augmente la productivité de l’équipe
La collaboration numérique peut aider à augmenter la productivité en se débarrassant des temps de trajet, du temps passé à chercher des informations, ainsi que du temps passé à d’autres tâches administratives que la technologie peut faire très rapidement.
En permettant aux membres d’une équipe de travailler sur un même document de manière collaborative, cela supprime la chaîne d’emails redoutés et aide à convertir les idées en réalité assez rapidement. La communication en temps réel, comme Slack et Skype, peut vous mettre en relation avec les membres de votre équipe en quelques secondes, plutôt que d’attendre qu’ils répondent.
